A diario sufrimos multitud de interrupciones mientras trabajamos: suena el teléfono, un compañero nos viene a comentar alguna anécdota, nuestro jefe/a nos pide algo, etc. Y si vamos sumando estos paréntesis, el tiempo productivo de nuestra jornada laboral se reduce, derivando en que no cumplamos con nuestras tareas diarias e incluso tengamos que dedicar más horas de las necesarias.
Entonces, ¿cómo podemos poner solución a estas situaciones que nos roban nuestro tiempo? Existen pequeñas técnicas que nos permitirán gestionar adecuadamente nuestro día a día.
¿Qué técnicas podemos aplicar?
Lo primero es ser consciente de las tareas que tenemos a corto, medio y largo plazo (en un día, esa semana, en todo el mes…) según cuáles sean nuestros objetivos. Es necesario invertir unos minutos diariamente para configurar y revisar la lista de tareas e ir ajustando según progrese la semana. Según terminemos una tarea, la eliminamos de la lista, lo que permite observar la evolución de nuestro rendimiento. Para establecer un orden de ejecución habrá que especificar prioridades y estimar cuánto nos puede llevar cada tarea.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que no somos igual de productivos a lo largo del día. A lo mejor, a primera hora de la mañana rendimos más y en un par de horas podemos llevar a cabo el mismo trabajo que en cuatro. O al contrario, tras un par de horas, nos sentimos más productivos y trabajamos al 100%. Sea como sea, lo importante es poner aquellas tareas más pesadas y complejas en los momentos del día donde sepamos que rendimos más para garantizar que finalizamos las actividades de nuestra lista.
Con aquellas interrupciones que podamos evitar nosotros mismos, aplicaremos la norma de establecer determinados momentos del día en donde las podamos gestionar. Por ejemplo, a las horas en punto se puede revisar el correo y el teléfono. Si hay nuevas tareas que requieren dedicarles tiempo habrá que parar unos minutos y analizar el listado para actualizarlo. Si no hay nada urgente o que implique una modificación, proseguiremos con nuestras tareas programadas y hasta el siguiente intervalo establecido no revisaremos de nuevo el correo y el teléfono.
Para evitar interrupciones externas podemos usar técnicas tan sencillas como post-it colocados en sitios estratégicos de nuestro espacio de trabajo, con el fin de que el resto de compañeros los puedan ver. En estos indicaremos si estamos muy ocupados y que por tanto, no nos interrumpan; para cuestiones rápidas sí nos pueden interrumpir, etc. Todo aquello que nos libere de que nos “roben” nuestro tiempo.
Con acciones muy simples se pueden conseguir grandes cambios en nuestra productividad y eficacia diaria. Y recordemos que también podemos descansar y tomarnos nuestros momentos de ocio entre tareas como dar un paseo a por un café o hablar unos minutos con alguna compañera/o. De esta manera nuestro cerebro desconecta lo suficiente como para retomar el trabajo con más ganas.
